Bảng báo giá không phải là một chứng từ bắt buộc trong quy trình Sales, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều muốn biết thông tin giá cả hàng hóa/dịch vụ mình sẽ mua trước khi chính thức ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
SAP B1 hỗ trợ bạn tính năng thiết lập, quản lý các báo giá của doanh nghiệp; và thậm chí bạn có thể dùng báo giá để tạo đơn đặt hàng một khi khách hàng chấp thuận giao dịch.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thao tác tạo và quản lý báo giá trên SAP B1.
Có nhiều cách để bạn tạo một Sales Quotation trong SAP B1:
- Tạo trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R
- Tạo từ một Activity
Trước tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách tạo trực tiếp một bảng báo giá từ phân hệ Sales – A/R.
Tại giao diện của SAP B1, tab Modules, bạn chọn phân hệ Sales – A/R, chọn Sales Quotation.
Đây là màn hình nhập liệu Sales Quotation.
Bảng báo giá được chia thành những phần sau:
- General Area
- Contents Tab
- Logistics Tab
- Accounting Tab
General Area
Customer. Bạn nhập mã khách hàng tại field Customer hoặc nhấn vào công cụ tìm kiếm 
để chọn mã khách hàng thích hợp.
Name, Contact Person. Tên khách hàng và thông tin người liên hệ sẽ tự động cập nhật theo mã khách hàng mà bạn chọn.
No. Hệ thống sẽ tự động tạo số chứng từ mỗi khi bạn tạo bảng báo giá mới.
Posting Date. Mặc định là ngày hiện tại của hệ thống, tuy nhiên bạn có thể thay đổi nếu cần.
Valid Until Date. Mặc định sau Posting Date 30 ngày, bạn cũng có thể thay đổi nếu cần.
Contents Tab
Tab Contents là nơi bạn nhập thông tin hàng hóa: hàng hóa, số lượng, đơn giá, chiết khấu, …
Item No. Nhập mã item hoặc chọn từ danh sách item bằng công cụ tìm kiếm.
Quantity. Nhập số lượng tương ứng cho mỗi item.
Unit Price. Nhập đơn giá bán cho từng item.
Discount %. Nhập % chiết khấu áp dụng cho từng item.
Tax Code. Tax Code quy định mức thuế suất áp dụng cho từng item.
Total (LC). Thành tiền = (Số Lượng x Đơn Giá Bán).
Ngoài những thông tin trên, bạn có thể chọn để hiển thị thêm một số thông tin khác như: phần ghi chú cho từng item, thông tin kho, …
Logistics Tab
Tab Logistics là nơi hiển thị thông tin địa chỉ khách hàng.
Ship-to address. Địa chỉ giao hàng.
Bill-to address. Địa chỉ thanh toán hóa đơn.
Accounting Tab
Tab Accounting chứa thông tin liên quan đến phân hệ Finance: kỳ hạn thanh toán, phương thức thanh toán, …
Summary Area
Sales Employee. Nhân viên kinh doanh phụ trách bán các mặt hàng trong bảng báo giá.
Remarks. Nhập ghi chú cho toàn bộ bảng báo giá nếu cần.
Total Before Discount. Tổng tiền hàng của các item trong tab Contents cộng lại.
Discount. Phần trăm chiết khấu áp dụng cho toàn bộ bảng báo giá.
Freight. Phí vận chuyển áp dụng cho toàn bộ bảng báo giá.
Tax. Hệ thống sẽ tính và hiển thị tiền thuế dựa vào thuế suất bạn đã khai báo ở tab Contents.
Total. Hệ thống sẽ tính và hiển thị tổng tiền hàng đã bao gồm thuế của toàn bộ bảng báo giá.
Sau khi nhập những thông tin cần thiết, bạn nhấn Add để lưu bảng báo giá bạn vừa tạo.
Xem lại bảng báo giá sau khi tạo
Có nhiều cách để bạn xem lại bảng báo giá đã tạo.
Cách 1: Ngay tại màn hình Sales Quotation vừa tạo; nếu bạn chưa tắt cửa số Sales Quotation, còn nếu bạn đã tắt cửa số sau khi tạo, bạn vào lại menu Sales – A/R --> Sales Quotation; bạn chọn chức năng tìm kiếm trên thanh công cụ: nút Find, sau đó nhập số chứng từ của bảng báo giá bạn muốn xem. Trong ví dụ trên, số chứng từ là 250.
Cách 2: Cũng ngay tại màn hình Sales Quotation, nếu bạn không nhớ số chứng từ, bạn có thể dùng nút Last Data Record để load bảng báo giá vừa được tạo lần cuối.
Cách 3: Bạn vào menu Drag & Relate --> Sales – A/R --> Sales Quotation.
Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện hiển thị danh sách các bảng báo giá đã được tạo trong hệ thống. Bạn nhấn vào mũi tên nhỏ đầu dòng để mở dữ liệu bạn muốn xem.
