A/R Invoice là chứng từ bắt buộc duy nhất trong quy trình Sales. Ở một số doanh nghiệp nhỏ, đây thực sự là một chứng từ hiệu quả khi nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhân lực bằng việc gói gọn toàn bộ quy trình Sales vào một bước duy nhất: tạo A/R Invoice. Trong trường hợp này, một A/R Invoice vừa đại diện cho một Sales Order, vừa thực hiện công việc xuất hàng hóa ra khỏi kho của Delivery, vừa là chứng từ ghi nhận bút toán giá vốn và doanh thu cho nghiệp vụ bán hàng.
Có nhiều cách để bạn tạo A/R Invoice trong SAP B1:
- Tạo trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R
- Tạo từ một Sales Quotation, Sales Order, hoặc Delivery
- Tạo từ một Activity
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thao tác tạo A/R Invoice trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R và tạo từ Delivery.
Tạo A/R Invoice trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R
Trước tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách tạo A/R Invoice trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R.
Tại giao diện của SAP B1, tab Modules, bạn chọn phân hệ Sales – A/R, chọn A/R Invoice.
Đây là màn hình nhập liệu A/R Invoice.
A/R Invoice được chia thành những phần sau:
- General Area
- Contents Tab
- Logistics Tab
- Accounting Tab
Giao diện và bố cục các field trong A/R Invoice tương tự như trong Delivery (do đó, khi bạn copy A/R Invoice từ Delivery, mọi thông tin trên Delivery đều được copy sang).
General Area
Customer. Bạn nhập mã khách hàng tại field Customer hoặc nhấn vào công cụ tìm kiếm 
để chọn mã khách hàng thích hợp.
Name, Contact Person. Tên khách hàng và thông tin người liên hệ sẽ tự động cập nhật theo mã khách hàng mà bạn chọn.
No. Hệ thống sẽ tự động tạo số chứng từ mỗi khi bạn tạo Sales Order mới.
Posting Date. Mặc định là ngày hiện tại của hệ thống, tuy nhiên bạn có thể thay đổi nếu cần.
Due Date. Mặc định sau Posting Date 30 ngày, bạn cũng có thể thay đổi nếu cần.
Contents Tab
Tab Contents là nơi bạn nhập thông tin hàng hóa: hàng hóa, số lượng, đơn giá, chiết khấu, …
Item No. Nhập mã item hoặc chọn từ danh sách item bằng công cụ tìm kiếm.
Quantity. Nhập số lượng tương ứng cho mỗi item.
Unit Price. Nhập đơn giá bán cho từng item.
Discount %. Nhập % chiết khấu áp dụng cho từng item.
Tax Code. Tax Code quy định mức thuế suất áp dụng cho từng item.
Total (LC). Thành tiền = (Số Lượng x Đơn Giá Bán).
Ngoài những thông tin trên, bạn có thể chọn để hiển thị thêm một số thông tin khác như: phần ghi chú cho từng item, thông tin kho, …
Logistics Tab
Tab Logistics là nơi hiển thị thông tin địa chỉ khách hàng, và một số thông tin liên quan đến việc giao hàng.
Ship-to address. Địa chỉ giao hàng.
Bill-to address. Địa chỉ thanh toán hóa đơn.
Shipping Type. Phương thức vận chuyển.
Accounting Tab
Tab Accounting chứa thông tin liên quan đến phân hệ Finance: kỳ hạn thanh toán, phương thức thanh toán, …
Summary Area
Sales Employee. Nhân viên kinh doanh phụ trách bán các mặt hàng trong Invoice.
Remarks. Nhập ghi chú cho toàn bộ Invoice nếu cần.
Total Before Discount. Tổng tiền hàng của các item trong tab Contents cộng lại.
Discount. Phần trăm chiết khấu áp dụng cho toàn bộ Invoice.
Freight. Phí vận chuyển áp dụng cho toàn bộ Invoice.
Tax. Hệ thống sẽ tính và hiển thị tiền thuế dựa vào thuế suất bạn đã khai báo ở tab Contents.
Total. Hệ thống sẽ tính và hiển thị tổng tiền hàng đã bao gồm thuế của toàn bộ Invoice.
Sau khi nhập những thông tin cần thiết, bạn nhấn Add để lưu Invoice vừa tạo.
Tạo A/R Invoice từ Delivery (hoặc Sales Order, hoặc Sales Quotation) (Part 1)
Bạn có thể dùng một trong hai cách sau để tạo A/R Invoice từ Delivery (hoặc từ Sales Order, hoặc từ Sales Quotation).
- Tạo từ màn hình Delivery (hoặc Sales Order, hoặc Sales Quotation) với công cụ Copy To
- Tạo từ màn hình A/R Invoice với công cụ Copy From
Cách 1: Bạn mở lại Delivery (hoặc Sales Order, hoặc Sales Quotation) mà bạn muốn dùng để tạo A/R Invoice (tham khảo cách Xem lại bảng báo giá sau khi tạo/ Xem lại Sales Order sau khi tạo/ Xem lại Delivery sau khi tạo).
Tại màn hình Delivery (hoặc Sales Order, hoặc Sales Quotation), bạn nhấn chọn field Copy To ở góc phải bên dưới, và chọn A/R Invoice từ danh sách các loại chứng từ.
Sau khi bạn chọn loại chứng từ A/R Invoice, màn hình A/R Invoice sẽ xuất hiện với toàn bộ thông tin được copy từ Delivery.
Hệ thống sẽ tự động tạo số chứng từ mới (232), và cập nhật số Delivery (hoặc Sales Order, hoặc Sales Quotation, hoặc cả Delivery và Sales Order và Sales Quotation nếu các chứng từ được copy cho nhau) trong field Remarks. Bạn có thể thay đổi thông tin trong A/R Invoice trước khi lưu nếu cần.
Nếu không cần thay đổi bất cứ thông tin nào, bạn nhấn Add để lưu.
Tạo A/R Invoice từ Delivery (hoặc Sales Order, hoặc Sales Quotation) (Part 2)
Cách 2: Bạn mở màn hình A/R Invoice từ menu Modules --> Sales – A/R --> A/R Invoice.
Sau khi chọn mã khách hàng, bạn nhấn chọn field Copy From ở góc phải bên dưới màn hình, và chọn loại chứng từ bạn muốn copy dữ liệu, Delivery hoặc Sales Order hoặc Sales Quotation.
Giả sử bạn chọn Delivery, một cửa sổ khác sẽ xuất hiện hiển thị danh sách các Delivery trong hệ thống, bạn tìm theo số chứng từ và nhấn nút Choose để chọn.
Cửa số Draw Document Wizard cho phép bạn lựa chọn một số điều kiện trước khi sao chép. Bạn chọn Draw all Data nếu muốn sao chép toàn bộ thông tin Delivery và nhấn Finish để hoàn tất việc sao chép.
Bạn kiểm tra thông tin, và nhấn Add để lưu.
Xem lại A/R Invoice sau khi tạo
Có nhiều cách để bạn xem lại A/R Invoice đã tạo.
Cách 1: Ngay tại màn hình A/R Invoice vừa tạo; nếu bạn chưa tắt cửa số A/R Invoice, còn nếu bạn đã tắt cửa số sau khi tạo, bạn vào lại menu Sales – A/R --> A/R Invoice; bạn chọn chức năng tìm kiếm trên thanh công cụ: nút Find, sau đó nhập số chứng từ của A/R Invoice bạn muốn xem.
Cách 2: Cũng ngay tại màn hình A/R Invoice, nếu bạn không nhớ số chứng từ, bạn có thể dùng nút Last Data Record để load A/R Invoice vừa được tạo lần cuối.
Cách 3: Bạn vào menu Drag & Relate --> Sales – A/R --> A/R Invoice.
Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện hiển thị danh sách các A/R Invoice đã được tạo trong hệ thống. Bạn nhấn vào mũi tên nhỏ đầu dòng để mở dữ liệu bạn muốn xem.
