Đơn đặt hàng (Sales Order) là cam kết mua bán giữa khách hàng và doanh nghiệp; nó thể hiện thông tin hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, và một số thông tin cần thiết khác.
Sales Order không chỉ được sử dụng duy nhất cho quy trình Sales, nó còn được dùng để lên kế hoạch sản xuất, tạo đơn mua hàng gửi nhà cung cấp, và lên kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.
Bạn cũng có thể thay đổi, chỉnh sửa thông tin trên Sales Order sau khi đã lưu (ví như số lượng, giá bán, chiết khấu, …), miễn là order đó vẫn trong trạng thái open và tùy thuộc vào một số thiết lập của bạn.
Tạo Sales Order không làm cho số lượng hàng trong kho thực tế của bạn giảm đi, nhưng nó ghi nhận số lượng khách hàng đặt hàng và làm giảm số lượng hàng để dành trong kho của bạn.
Có nhiều cách để bạn tạo một Sales Order trong SAP B1:
- Tạo trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R
- Tạo từ một Sales Quotation
- Tạo từ một Activity
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thao tác tạo Sales Order trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R và tạo từ bảng báo giá (Sales Quotation).
Tạo Sales Order trực tiếp từ phân hệ Sales – A/R
Trước tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách tạo trực tiếp một Sales Order từ phân hệ Sales – A/R.
Tại giao diện của SAP B1, tab Modules, bạn chọn phân hệ Sales – A/R, chọn Sales Order.
Đây là màn hình nhập liệu Sales Order.
Sales Order được chia thành những phần sau:
- General Area
- Contents Tab
- Logistics Tab
- Accounting Tab
Giao diện và bố cục các field trong Sales Order tương tự như trong Sales Quotation (Do đó, khi bạn copy Sales Order từ Sales Quotation, mọi thông tin trên Sales Quotation đều được copy sang).
General Area
Customer. Bạn nhập mã khách hàng tại field Customer hoặc nhấn vào công cụ tìm kiếm 
để chọn mã khách hàng thích hợp.
Name, Contact Person. Tên khách hàng và thông tin người liên hệ sẽ tự động cập nhật theo mã khách hàng mà bạn chọn.
No. Hệ thống sẽ tự động tạo số chứng từ mỗi khi bạn tạo Sales Order mới.
Posting Date. Mặc định là ngày hiện tại của hệ thống, tuy nhiên bạn có thể thay đổi nếu cần.
Delivery Date. Ngày giao hàng.
Contents Tab
Tab Contents là nơi bạn nhập thông tin hàng hóa: hàng hóa, số lượng, đơn giá, chiết khấu, …
Item No. Nhập mã item hoặc chọn từ danh sách item bằng công cụ tìm kiếm.
Quantity. Nhập số lượng tương ứng cho mỗi item.
Unit Price. Nhập đơn giá bán cho từng item.
Discount %. Nhập % chiết khấu áp dụng cho từng item.
Tax Code. Tax Code quy định mức thuế suất áp dụng cho từng item.
Total (LC). Thành tiền = (Số Lượng x Đơn Giá Bán).
Ngoài những thông tin trên, bạn có thể chọn để hiển thị thêm một số thông tin khác như: phần ghi chú cho từng item, thông tin kho, …
Logistics Tab
Tab Logistics là nơi hiển thị thông tin địa chỉ khách hàng, và một số thông tin liên quan đến việc giao hàng.
Ship-to address. Địa chỉ giao hàng.
Bill-to address. Địa chỉ thanh toán hóa đơn.
Shipping Type. Phương thức vận chuyển.
Purchase Orders. Chọn field này nếu bạn muốn tạo Purchase Order từ Sales Order này.
Approved. Field này được chọn mặc định là Yes. Chỉ những Sales Order nào có tick field này mới được dùng để tạo những chứng từ tiếp theo: Delivery, A/R Invoice, …
Allow Partial Delivery. Chọn field này để có thể giao một phần hàng của Sales Order.
Accounting Tab
Tab Accounting chứa thông tin liên quan đến phân hệ Finance: kỳ hạn thanh toán, phương thức thanh toán, …
Summary Area
Sales Employee. Nhân viên kinh doanh phụ trách bán các mặt hàng trong Sales Order.
Remarks. Nhập ghi chú cho toàn bộ Sales Order nếu cần.
Total Before Discount. Tổng tiền hàng của các item trong tab Contents cộng lại.
Discount. Phần trăm chiết khấu áp dụng cho toàn bộ Sales Order.
Freight. Phí vận chuyển áp dụng cho toàn bộ Sales Order.
Tax. Hệ thống sẽ tính và hiển thị tiền thuế dựa vào thuế suất bạn đã khai báo ở tab Contents.
Total. Hệ thống sẽ tính và hiển thị tổng tiền hàng đã bao gồm thuế của toàn bộ Sales Order.
Sau khi nhập những thông tin cần thiết, bạn nhấn Add để lưu Sales Order vừa tạo.
Tạo Sales Order từ Sales Quotation (Part 1)
Bạn có thể dùng một trong hai cách sau để tạo Sales Order từ Sales Quotation.
- Tạo từ màn hình Sales Quotation với công cụ Copy To
- Tạo từ màn hình Sales Order với công cụ Copy From
Cách 1: Bạn mở lại Sales Quotation mà bạn muốn dùng để tạo Sales Order (tham khảo cách Xem lại bảng báo giá sau khi tạo).
Tại màn hình Sales Quotation, bạn nhấn chọn field Copy To ở góc phải bên dưới, và chọn Sales Order từ danh sách các loại chứng từ.
Sau khi bạn chọn loại chứng từ Sales Order, màn hình Sales Order sẽ xuất hiện với toàn bộ thông tin được copy từ Sales Quotation.
Hệ thống sẽ tự động tạo số chứng từ mới (252), và cập nhật số Sales Quotation trong field Remarks. Bạn có thể thay đổi thông tin trong Sales Order trước khi lưu nếu cần.
Nếu không cần thay đổi bất cứ thông tin nào, bạn chọn ngày giao hàng (Delivery Date) trước khi nhấn Add để lưu.
Tạo Sales Order từ Sales Quotation (Part 2)
Cách 2: Bạn mở màn hình Sales Order từ menu Modules --> Sales – A/R --> Sales Order.
Sau khi chọn mã khách hàng, bạn nhấn chọn field Copy From ở góc phải bên dưới màn hình, chỉ có một lựa chọn duy nhất cho bạn – Sales Quotation.
Sau khi bạn chọn Sales Quotation, một cửa sổ khác sẽ xuất hiện hiển thị danh sách các bảng báo giá trong hệ thống, bạn tìm theo số chứng từ và nhấn nút Choose để chọn.
Cửa số Draw Document Wizard cho phép bạn lựa chọn một số điều kiện trước khi sao chép. Bạn chọn Draw all Data nếu muốn sao chép toàn bộ thông tin bảng báo giá và nhấn Finish để hoàn tất việc sao chép.
Bạn kiểm tra thông tin, nhập ngày giao hàng, và nhấn Add để lưu.
Xem lại Sales Order sau khi tạo
Có nhiều cách để bạn xem lại Sales Order đã tạo.
Cách 1: Ngay tại màn hình Sales Order vừa tạo; nếu bạn chưa tắt cửa số Sales Order, còn nếu bạn đã tắt cửa số sau khi tạo, bạn vào lại menu Sales – A/R --> Sales Order; bạn chọn chức năng tìm kiếm trên thanh công cụ: nút Find, sau đó nhập số chứng từ của Sales Order bạn muốn xem.
Cách 2: Cũng ngay tại màn hình Sales Order, nếu bạn không nhớ số chứng từ, bạn có thể dùng nút Last Data Record để load bảng báo giá vừa được tạo lần cuối.
Cách 3: Bạn vào menu Drag & Relate --> Sales – A/R --> Sales Order.
Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện hiển thị danh sách các Sales Order đã được tạo trong hệ thống. Bạn nhấn vào mũi tên nhỏ đầu dòng để mở dữ liệu bạn muốn xem.
