Lập ngân sách và dự báo đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Ngân sách giúp doanh nghiệp đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Dự báo giống như vẽ một tấm bản đồ cho tương lai. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lên ngân sách và dự báo doanh thu là việc cần thiết doanh nghiệp nên thực hiện thường xuyên để đảm bảo doanh nghiệp luôn luôn vững mạnh.
Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việc cần thiết cho doanh nghiệp. Ngân sách định hướng cho doanh nghiệp kinh doanh trong tương lai; ngân sách không cản trở doanh nghiệp thực hiện những điều muốn và cần làm. Ngân sách giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả. Ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại nhiều tiền cho doanh nghiệp. Ngân sách cho phép doanh nghiệp quản lý luồng tiền mặt và đảm bảo quyền lợi của nhân viên.
SAP B1 xây dựng module budget hỗ trợ người dùng có thể lập kế hoạch ngân sách dễ dàng với quy trình cụ thể như sau:
Defining budget setting
Từ SAP B1 Main Menu, chọn Administration --> System Initialization --> General Settings, trên Budget Tab chọn Budget Initialization
Để lưu thay đổi chọn 
sau đó chọn Ok để hoàn thành xong việc thiết lập các thông số khi tạo budget.
Setup of Budget Scenarios
Truy cập theo đường dẫn: Financial --> Budget Setup --> Budget Scenarios
Người dùng có 3 tùy chọn để tạo mới một Budget Scenario
- Tạo mới một Scenario
- Sao chép Scenario từ dữ liệu trong máy
- Import Scenario
Create a new Scenario
Right- Click --> Chọn Add Row (Hoặc Data à Add Row) một ngân sách mới sẽ xuất hiện với thông tin mặc định, người dùng có thể modify nếu cần:
Budget Distribution Methods
Để truy cập vào chương trình: Financials --> Budget Set up --> Budget Distribution Methods
Budget Distribution Methods dùng để xác định cách phân phối ngân sách giữa các tháng. Thông thường trong doanh nghiệp có 3 phương pháp phổ biến để phân phối ngân sách:
- Phân phối đều
- Phân phối tăng đều
- Phân phối giảm đều
Để thiết lập phương pháp phân phối ngân sách mới người dùng nhấn Ctr + A hoặc biểu tượng
để tiến hành tạo mới một phương pháp phân bổ ngân sách.
Defining the Budget
Để truy cập vào chương trình: Financials --> Budget Set up --> Budget
Màn hình Budget Scenario Definition sẽ hiển thị như sau:
- Scenario: Chọn tên ngân sách cần thiết lập ( định nghĩa)
- Find: Để lọc thông tin ngân sách cần lập theo từng Segment, G/L Accounts
Level: Nhập vào level để hệ thống hiển thị level của tài khoản từ đó người dùng có thể dễ dàng tùy chọn tài khoản, nhóm tài khoản đế lập ngân sách.
X: Nhấn x vào những tài khoản hoặc nhóm tài khoản gom theo level để lên kế hoạch thiết lập ngân sách., bỏ x nếu những tài khoản hoặc loại tài khoản đó không được lập ngân sách.
Sau khi hoàn thành khai báo tại màn hình này, chọn Ok để hệ thống hiển thị danh sách tài khoản được lập ngân sách. Tại đây người dùng có thể:
- Chỉnh sửa phương pháp phân bổ ngân sách chi tiết theo từng tài khoản.
- Chỉ định số ngân sách cụ thể cho từng tài khoản
- Phân bổ số tiền cho từng tài khoản theo tỷ lệ phần trăm ngân sách của tài khoản Parent Acct
Budget Reports
Budget Report
Để mở Budget Report, người dùng truy cập theo đường dẫn sau:
Financials --> Financial Reports --> Budget Report --> Budget Report
Future Balances: Bao gồm dữ liệu Open PO, Open Delivery Notes tại cột Actual
Nhấn vào biểu tượng để xem trước báo cáo budget, nhấn vào để in báo cáo Budget
Báo cáo hiển thị như sau:
Balance Sheet Budget Report
Truy cập theo đường dẫn sau để in báo cáo Balance Sheet Budget Report.
Financials --> Financial Reports --> Budget Report --> Balance Sheet Budget Report
Hệ thống sẽ hiển thị báo cáo sau:
Trial Balance Budget Report
Truy cập theo đường dẫn sau để in báo cáo Balance Sheet Budget Report.
Financials --> Financial Reports --> Budget Report --> Trial Balance Budget Report
Profit and Loss Statement Buget Report
Truy cập theo đường dẫn sau để in báo cáo Balance Sheet Budget Report.
Financials --> Financial Reports --> Budget Report --> Profit and Loss Statement Buget Report
Hệ thống sẽ hiển thị báo cáo sau:
