Phần mềm Sap Business One 9.1 có gì mới

SAP Business One 9.1 – có nhiều tính năng nâng cấp đáng kể so với phiên bản 9.0 trước đó

1. Quản lý kết nối người dùng (Connected Clients):

Phiên bản SAP Business One từ 9.0 trở về trước, hệ thống chưa có công cụ hỗ trợ hiệu quả để giúp bộ phận quản trị hệ thống hoặc tư vấn hỗ trợ thông báo cho toàn bộ người dùng thoát ra để thực hiện việc cập nhật, thay đổi hệ thống. Thậm chí trong một số trường hợp, người dùng vì lý do hiện không ngồi tại máy nên cũng không biết có yêu cầu thoát khỏi phần mềm từ bộ phận quản trị. Do đó ảnh hưởng không nhỏ đến công tác vận hành và hỗ trợ người dùng. Đây là điểm làm cho bộ phận quản trị, hỗ trợ người dùng chưa cảm thấy hài lòng.

Với phiên bản 9.1 (bản 0.6) cho cả hai gói sản phẩm SAP Business One tiêu chuẩn và SAP Business One Starter Package đều sẽ được cập nhật chức năng “Connected Clients”. Để sử dụng chức năng mới, người dùng theo đường dẫn sau: Administration \ Utilities \ Connected Clients.

2. Chức năng sao chép và dán từ Excel (copy & paste):

Với chức năng này, người dùng hệ thống SAP Business One được trang bị khả năng nhập/xuất dữ liệu vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Giả sử, khi bạn phải làm 1 Goods Receipt PO với danh sách Item dài dằng dặc thì chức năng Copy + Paste dữ liệu từ Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

3. Tùy biến giao diện người dùng

Trong số hàng loạt chức năng được cải tiến và thêm mới đầy hữu dụng ở phiên bản 9.1 thì chức năng tùy biến giao diện người dùng là một trong số đó. Chức năng này giúp việc tùy biến và vận hành hệ thống SAP Business One trở nên dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản:

Ẩn trường, thẻ (hide fields or tabs)
Vô hiệu trường (disable fields)
Chuyển trường của hệ thống, trường do người dùng định nghĩa (move fields and user defined fields)

Danh sách các chứng từ được phép tùy biến giao diện trong hệ thống SAP Business One:

Business Partner Master Data
Item Master Data
Sales and Purchasing Documents
Journal Entries, Journal Vouchers and Charts of Accounts
Goods Receipt, Goods Issue, Inventory Transfer, Inventory Transfer Request
Incoming and Outgoing Payments

4. Nâng cấp tính năng phân hệ sản xuất trong SAP Business One

a. Bộ định mức (Bill Of Material)

Các thay đổi chính được giới thiệu ở phiên bản SAP Business One 9.1 là:

Trong cửa sổ BOM, ngoài các thành phần là vật tư phụ kiện (item), người dùng có thể thêm nguồn lực (resource) và thông tin dạng văn bản (text)

Việc thêm nguồn lực giúp hệ thống SAP Business One kiểm soát được nhu cầu tiêu dùng nguồn lực so với nguồn lực có sẵn giúp doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

Thông tin dạng văn bản giúp cung cấp thêm thông tin về quy trình sản xuất hoặc đưa ra hướng dẫn thực hiện một công đoạn nào đó của quy trình.

Người dùng có thể cập nhật, thay thế, xóa hàng loạt thành phần có trong BOM của hệ thống

Chức năng này giúp việc quản lý, cập nhật thay đổi BOM khi quy trình sản xuất có sự thay đổi trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.

b. Lệnh sản xuất (Production Order)

Các thay đổi nâng cao bao gồm:

Thêm thành phần dạng nguồn lực và văn bản
Khi báo cáo hoàn thành, hệ thống tự động tạo chứng từ xuất cho sản xuất cho các thành phần dạng vật tư, nguồn lực được khai báo xuất theo dạng Backflush.

Thay đổi này giúp cho người dùng dễ theo dõi và quản lý các giao dịch tự động của hệ thống thông qua chứng từ giao dịch thay vì phiếu hạch toán kế toán ở các phiên bản trước.

Trên cơ sở đóng lệnh sản xuất, bất cứ chênh lệch nào của thành phẩm (không được quản lý giá trị theo phương pháp kế hoạch – Standard cost) được ghi nhận ở tài khoản “chi phí sản xuất dở dang” sẽ được bổ cho thành phẩm đó.

Việc bổ chi phí sản xuất dở dang chênh lệch một cách tự động vừa giúp phản ánh giá thành sản phẩm sản xuất theo thời gian thực mà còn tiết kiệm được công sức của người dùng vì ở các phiên bản trước, việc họ phải thu thập số liệu của từng lệnh sản xuất rồi thực hiện phân bổ tay. Nhiều khi thành phẩm sản xuất đã được bán ra trước đó, nên báo cáo lợi nhuận gộp phản ánh không còn chính xác nữa.

Sản phẩm phụ được xử lý linh hoạt hơn:

Phương pháp Manual được thêm vào để việc báo cáo số lượng sản phẩm phụ được chính xác.
Quá trình nhập kho sản phẩm phụ, người dùng có thể cập nhật giá thành của sản phẩm phụ.

4. Quản lý nhiều chi nhánh trong SAP Business One

Với chức năng này, SAP Business One có khả năng đáp ứng yêu cầu quản lý nhiều chi nhánh, cửa hàng kinh doanh, nhà máy (multi branches) trong cùng một cơ sở dữ liệu (database) duy nhất.

Lợi ích mang lại:

Các chi nhánh dùng chung danh mục hàng hóa vật tư, đối tác kinh doanh, hệ thống tài khoản kế toán.
Quản lý tập trung trên cùng một cơ sở dữ liệu, thuận lợi trong truy xuất báo cáo của từng chi nhánh và toàn bộ công ty.
Các chứng từ phát sinh sẽ dễ dàng quảng lý theo chi nhánh, ví dụ bạn sẽ biết 1 A/R invoice phát sinh từ chi nhánh nào.

5. Chức năng phân quyền theo nhóm – Permission Groups

Ở các phiên bản trước, hệ thống SAP Business One chỉ cho phép phân quyền theo từng người dùng. Điều này gây bất tiện cho người quản trị hệ thống trong việc cấp quyền nếu người dùng đó có nhiều vai trò khác nhau (kiêm nhiệm) trong hệ thống.

Với chức năng mới này, người quản trị dễ dàng kiểm soát, thay đổi, cập nhật quyền cho người dùng trên hệ thống.

Khai báo nhóm cho từng vai trò:

Chỉ định người dùng có vai trò tương ứng nhóm

Phân quyền cho nhóm

Quyền cụ thể của người dùng trong hệ thống

Người dùng được chỉ định thuộc nhóm nào sẽ thừa hưởng toàn bộ quyền của nhóm đó.
Nếu người dùng được chỉ định thuộc nhiều nhóm khác nhau thì quyền của người dùng là quyền cao nhất giữa các nhóm.
Hệ thống cho phép người quản trị thiết lập quyền mà không quan tâm đến quyền của nhóm.
Hệ thống cho phép sao chép quyền giữa những người dùng với nhau và quyền giữa các nhóm với nhau.

Bài viết liên quan