Quản lý các bảng giá – Price List trong SAP Business One

Các phương thức thiết lập price list trong SAP B1
SAP B1 không chỉ hỗ trợ bạn thiết lập giá bán mà bạn còn có thể thiết lập giá mua đối với nhà cung cấp. Bài viết này ưu tiên mô tả chi tiết về cách thiết lập giá bán áp dụng cho khách hàng của doanh nghiệp.Hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp luôn đòi hỏi sự linh hoạt trong việc tính giá. Mỗi khách hàng khác nhau sẽ nhận được mức giá khác nhau cho từng giao dịch cụ thể.Ví dụ:

• Khách hàng vãng lai thường được tính giá cao hơn khách hàng thường xuyên.
• Khách hàng mua với số lượng nhiều sẽ được giảm giá.
• Khách hàng mua hàng qua mạng sẽ nhận được ưu đãi hơn.

Đó là lý do vì sao SAP B1 hỗ trợ bạn nhiều phương thức để quản lý giá bán.

Price Lists. Đây là phương thức tính giá cơ bản nhất. Bạn có thể thiết lập các mức giá khác nhau cho từng khách hàng (Business Partner), hoặc cho từng đối tượng khách hàng (Customer Group).

Period and Volume Discounts. Phương thức này áp dụng trong trường hợp bạn muốn thiết lập giá thời vụ, hoặc thiết lập mức chiết khấu theo số lượng hàng bán ra. Khi bạn thiết lập phương thức Period and Volume Discounts, hệ thống sẽ ưu tiên tính giá theo những thông tin được thiết lập cho phương thức này, mà không xét đến phương thức Price Lists trên kia.

Discount Groups. Phương thức này cho phép bạn thiết lập phần trăm chiết khấu theo từng nhóm sản phẩm (Item Group), hoặc theo nhà sản xuất (item’s manufacturer). Phần trăm chiết khấu bạn thiết lập ở đây sẽ được ưu tiên áp dụng khi tính giá bán của item, mọi thiết lập thuộc 2 phương thức trên đều không được xét đến.

Special Prices for Business Partners. Trong một số trường hợp, bạn muốn thiết lập những ưu đãi đặc biệt về giá bán cho khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, khi đó bạn dùng phương thức Special Prices for Business Partners. Giá bán và chiết khấu được thiết lập cho phương thức này sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập của những phương thức trước.

*** Lưu ý: Với cả 4 phương thức, bạn cần đảm bảo rằng đơn vị tính bạn thiết lập phải phù hợp với đơn vị tính bạn dùng khi tạo chứng từ (Sales Order, A/R Invoice, …).

Kết luận

Khi bạn tạo một chứng từ bán hàng (Sales Order, A/R Invoice, …), hệ thống sẽ tìm kiếm các thiết lập về price list theo mức độ chi tiết giảm dần, và quyết định giá bán của item theo thứ tự:

• Trước tiên, hệ thống sẽ tham chiếu phương thức Special Prices for Business Partners.
• Nếu bạn không thiết lập bất cứ price list đặc biệt nào, hệ thống sẽ tiếp tục tham chiếu phương thức Discount Groups.
• Nếu Discount Groups không được thiết lập, hệ thống sẽ chuyển sang tham chiếu phương thức Period and Volume Discounts.
• Và cuối cùng, nếu không có thiết lập nào tồn tại đối với phương thức Period and Volume Discounts, hệ thống sẽ tính giá bán của item dựa vào phương thức Price Lists.

Ở phần này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu cách thiết lập và áp dụng của từng phương thức đã trình bày ở trên. Trước tiên, chúng ta sẽ bắt đầu với phương thức cơ bản nhất – Price Lists.

Phương thức Price Lists

1. Từ menu chính, bạn chọn Inventory > Price Lists > Price Lists.

2. Cửa sổ Price Lists sẽ xuất hiện, để tạo price list mới, bạn right-click và chọn Add Row.

3. Price List Name. Nhập tên price list tại cột Price List Name.

4. Base Price List. Chọn price list cơ sở phù hợp với yêu cầu của bạn.

5. Factor. Nhập thừa số dùng để tính giá các item thuộc price list bạn đang tạo (Base Price * Factor = Price).

6. Rounding Method. Chọn phương pháp làm tròn thích hợp.

7. Nhấn Update để lưu price list mới.

8. Double-click vào từng dòng để xem giá của từng item thuộc price list vừa tạo.

=> Giá của item được tính dựa vào 3 yếu tố: price list cơ sở, thừa số nhân, và phương pháp làm tròn.

Sau khi tạo price list, bạn gán price list vừa tạo cho khách hàng. Bạn có 3 lựa chọn để gán price list cho một khách hàng:

• Dùng Customer Group

• Dùng Payment Term

• Hoặc gán trực tiếp cho từng khách hàng

Như vậy, khi bạn tạo chứng từ cho một khách hàng, hệ thống sẽ tìm kiếm loại price list mà bạn thiết lập cho khách hàng đó, và tính giá bán dựa vào loại price list đó.

Thông tin ở cột Price Source cho bạn biết giá của item đang được tính dựa vào phương thức nào. Trong ví dụ trên, Active Price List thể hiện rằng hệ thống đang áp dụng phương thức Price Lists để tính giá.

Phương thức Period and Volume Discounts
Phương thức này được áp dụng trong SAP B1 khi bạn muốn thiết lập giá bán theo thời vụ, hoặc muốn giảm giá cho những khách hàng mua với số lượng lớn.

Ta cùng xét ví dụ sau: Công ty bạn đang có chương trình khuyến mãi vào tháng 11 áp dụng cho nội thất văn phòng, cụ thể mức chiết khấu 5% sẽ được áp dụng cho khách hàng thuộc nhóm Small Accounts khi mua sản phẩm là bàn và ghế. Ngoài ra, khách hàng mua từ 4 ghế văn phòng trở lên sẽ nhận được mức chiết khấu 3%.

1. Từ menu chính, bạn chọn Inventory > Price Lists > Period and Volume Discounts.

2. Cửa sổ Period and Volume Discounts sẽ xuất hiện.

Bạn chọn loại Price List là Small Account Sales Price, chọn item Office Chair. Sau đó, bạn double-click vào dòng item vừa chọn.

3. Cửa sổ Period Discounts xuất hiện cho phép bạn nhập thông tin chiết khấu theo thời vụ.

Bạn nhập thời gian và mức chiết khấu áp dụng. Sau đó chọn Copy Discounts để sao chép mức chiết khấu này cho item Office Desk.

4. Cửa sổ Item – Selection Criteria sẽ xuất hiện để bạn chọn item bạn đang muốn copy.

Bạn chọn item Office Desk và nhấn OK để hệ thống copy.

5. Quay trở lại cửa sổ Period Discounts của item Office Chair, bạn double-click để thiết lập chiết khấu dựa vào số lượng bán.

6. Cửa sổ Volume Discounts for Price List xuất hiện, tại đây bạn nhập thông tin số lượng và mức chiết khấu.

Theo ví dụ trên, công ty bạn sẽ áp dụng thêm 3% chiết khấu nếu khách hàng mua từ 4 ghế trở lên. Bạn nhập số lượng = 4 và thêm 3% chiết khấu cho item. Sau đó, nhấn Update để lưu.

Khi bạn tạo Sales Order cho khách hàng thuộc nhóm Small Accounts, hệ thống sẽ tự động cập nhật chiết khấu và tính giá bán theo những thông tin bạn đã thiết lập ở trên khi đơn hàng bạn tạo đáp ứng những điều kiện đã thiết lập.

Trong trường hợp này, bạn sẽ thấy Price Source là Period and Volume Discounts.

 Phương thức Discount Groups
Phương thức này cho phép bạn thiết lập giá bán theo từng nhóm sản phẩm (Item Group), hoặc theo nhà sản xuất (Item’s Manufacturer). Bạn không cần phải thiết lập riêng cho từng item, việc này giúp bạn tiết kiệm được thời gian và dễ dàng quản lý. Tuy nhiên, phương thức này vẫn hỗ trợ bạn thiết lập chiết khấu cho từng item cụ thể trong trường hợp bạn có một số sản phẩm cần yêu cầu đặc biệt.Bạn có thể thiết lập Discount Groups cho:

• Một khách hàng cụ thể nào đó (Specific Business Partner).
• Một nhóm khách hàng (Customer Group).
• Hoặc tất cả khách hàng của doanh nghiệp bạn (All Business Partners).

Ví dụ 1: Bạn muốn thiết lập 5% chiết khấu cho tất cả các sản phẩm máy in và áp dụng cho nhóm khách hàng bán lẻ (Small Accounts).

1. Từ menu chính, bạn chọn Inventory > Price Lists > Special Prices > Discount Groups.

2. Cửa sổ Discount Groups sẽ xuất hiện. Bạn chọn Customer Group là Small Accounts.

3. Tại tab Item Groups, bạn thiết lập 5% chiết khấu cho tất cả các nhóm sản phẩm là máy in.

Ở đây, bạn cũng có thể thiết lập thời gian áp dụng chiết khấu tại field Active From-To. Cuối cùng, bạn nhấn Add để lưu.

Bạn có thể thấy, khi tạo Sales Order cho khách hàng thuộc nhóm Small Accounts và item máy in HP, hệ thống tự động cập nhật chiết khấu 5%. Price Source ở đây thể hiện là Active Price List, Discount Groups.

Ví dụ 2: Khách hàng sẽ nhận được 1 khuyến mãi “mua 3 tặng 1” khi mua sản phẩm đầu DVD bất kỳ, và 1 hóa đơn chỉ nhận được tối đa 4 sản phẩm khuyến mãi.

1. Tại cửa sổ Discount Groups, bạn chọn đối tượng áp dụng là All BPs (tất cả khách hàng của doanh nghiệp). Tại tab Items, bạn nhấn Add để chọn những item muốn thiết lập khuyến mãi.

2. Cửa sổ Items – Selection Criteria hiện lên cho phép bạn chọn item.

3. Bạn dùng tính năng Form Settings để hiển thị thêm 3 cột Paid Qty, Free Qty, Max. Free Qty. Trong ví dụ ta đang xét, bạn thiết lập Paid Qty là 2, Free Qty là 1, và Max. Free Qty là 4.

Như vậy, khi khách hàng mua nhiều hơn 12 sản phẩm, họ vẫn chỉ nhận được tối đa 4 sản phẩm khuyến mãi.

4. Đối với phương thức Discount Groups trong SAP B1, khuyến mãi được thể hiện dưới dạng % chiết khấu, và được hệ thống tính toán dựa vào thông tin số lượng bạn đã thiết lập như trên (Paid Qty, Free Qty, Max. Free Qty).

Trong ví dụ ta đang xét:

• Paid Qty = 2,
• Free Qty = 1,
• Max. Free Qty =4

Khách hàng sẽ không nhận được chiết khấu nếu chỉ mua 2 sản phẩm. Nếu khách hàng mua 3 sản phẩm, % chiết khấu được tính là 33.33%. Hay nói cách khác, khách hàng đang được ưu đãi “mua 3 tặng 1”.

Nếu khách hàng mua 4 sản phẩm, họ chỉ nhận được chiết khấu được tính dựa trên số lượng mua là 3, do đó % chiết khấu sẽ giảm đi. Tương tự như vậy, khi khách hàng mua 5 sản phẩm, % chiết khấu tiếp tục giảm.

Khi khách hàng mua 6 sản phẩm, % chiết khấu lại trở về 33.33%.

=> % chiết khấu áp dụng cho khách hàng trong trường hợp này được tính trên mỗi 3 sản phẩm.

Chúng ta hãy cùng tham khảo bảng minh họa bên dưới để thấy rõ hơn cách tính toán chiết khấu của hệ thống.

5. Chúng ta hãy cùng kiểm chứng bằng cách tạo một Sales Order cho một khách hàng bất kỳ.

Bạn có thể thấy, khi số lượng = 3, mức chiết khấu là 33.33%; số lượng = 5, mức chiết khấu là 20%. Và Price Source trong trường hợp này là Active Price List, Discount Groups.

Phương thức Special Prices for Business Partners
Trong một số trường hợp, bạn muốn thiết lập giá bán, chiết khấu riêng biệt cho những khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, và không chịu ảnh hưởng của những thiết lập khác đã tồn tại trong hệ thống. Khi đó, bạn có thể dùng phương thức Special Prices for Business Partners.Tương tự như phương thức Period and Volume Discounts, bạn có thể thiết lập chiết khấu theo thời gian và theo số lượng hàng hóa, chỉ khác là bạn có thể thiết lập chi tiết cho từng khách hàng thay vì chỉ thiết lập được theo từng loại price list.1. Từ menu chính, bạn chọn Inventory > Price Lists > Special Prices > Special Prices for Business Partners.

2. Cửa sổ Special Prices for Business Partners xuất hiện. Bạn chọn khách hàng, chọn loại price list từ danh sách. Ngoài các loại price list bạn đã thiết lập, bạn có thể chọn Without Price List, tùy chọn này không cập nhật giá bán và cho phép bạn tự nhập giá khi tạo chứng từ.

3. Sau khi chọn loại price list, bạn có thể nhập % chiết khấu tại field Discount Percentage để áp dụng cho tất cả các item bạn sẽ chọn bên dưới, hoặc bạn có thể nhập chiết khấu ở field Discount bên dưới riêng biệt cho từng item.

4. Bạn double-click vào từng dòng để thiết lập thời gian áp dụng cho mỗi item.

5. Nếu muốn thiết lập chiết khấu theo số lượng, bạn tiếp tục double-click để hiển thị cửa sổ Special Prices – Volume Discounts.

6. Một tính năng đặc biệt nữa của Special Price là bạn có thể sao chép những thiết lập bạn đã tạo cho một khách hàng khác chỉ trong một thao tác nhanh gọn. Từ cửa sổ Special Prices for Business Partners, bạn chọn Copy Discounts.

7. Một cửa sổ khác sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn những khách hàng mà bạn muốn sao chép.

Bạn chọn mã khách hàng và nhấn OK để sao chép.

8. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác nhận cách thức mà bạn muốn sao chép. Giả sử bạn đang sao chép từ khách hàng A sang khách hàng B.

• Repalce All Prices. Hệ thống sẽ copy những item mà khách hàng B chưa được thiết lập và thay thế những item đã có ở cả hai khách hàng.
• Replace Prices of Overlapping Items Only. Hệ thống chỉ thay thế những item đã được thiết lập cho cả hai khách hàng, không thêm bất cứ item nào mà khách hàng B chưa được thiết lập.
• Do not Replace Item Prices. Hệ thống chỉ thêm những item nào mà khách hàng B chưa được thiết lập, những item được thiết lập cho cả hai khách hàng sẽ không bị thay đổi.

9. Khi bạn tạo Sales Order cho khách hàng bạn đã thiết lập, hệ thống sẽ tự động cập nhật % chiết khấu tương ứng với số lượng của từng item.

10. Quy luật tương tự cũng được áp dụng cho khách hàng C23900.