Kiểm kê kho (Inventory counting / Stock taking) là thủ tục quan trọng đối với bất kỳ công ty nào có quản lý hàng tồn kho. Mục đích của kiểm kê:
- Đối chiếu sai lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế và số liệu trên phần mềm. Từ đó thực hiện việc điều chỉnh số liệu trên hệ thống.
- Trên cơ sở sai lệch nhà quản lý sẽ tìm hiểu nguyên nhân để từ đó cải tiến quy trình thủ tục có liên quan.
Quy trình thực hiện:
1) Trước khi thực hiện kiểm kê, cần đảm bảo mọi giao dịch nhập/xuất kho trong thực tế đã được nhập vào hệ thống SAP Business One để tránh bất cứ sai biệt do vấn đề nhập liệu gây ra.
2) Khởi tạo chứng từ kiểm kê kho (Inventory counting) với các thông tin: danh sách hàng hóa vật tư, kho, số lượng kiểm đếm, người phụ trách kiểm đếm đồng thời thực hiện đóng băng (Freeze) toàn bộ các mã hàng hóa vật tư để chắc chắc các hàng hóa vật tư trong danh sách kiểm đếm không được phép giao dịch cho đến khi việc kiểm kê hoàn tất.
Inventory \ Inventory transactions \ Inventory counting transaction \ Inventory counting
3) In phiếu để ghi lại kết quả trong quá trình kiểm đếm
Chọn Preview để xem trước khi in.
4) Thực hiện việc kiểm đếm và ghi kết quả lên phiếu để làm cơ sở nhập vào hệ thống sau khi hoàn tất.
5) Cập nhật kết quả kiểm đếm vào trong hệ thống: nhập số thực tế vào ô UoM Counted Quantity.
6) Thực hiện điều chỉnh số liệu hệ thống khớp đúng với dữ liệu kiểm đếm bằng chức năng Inventory posting.
Người dùng có thể sử dụng chức năng copy to hoặc copy from để kế thừa dữ liệu từ phiếu Inventory counting
Khai báo đơn giá của hàng hóa vật tư nếu Variance > 0, tài khoản đối ứng (Price, Inventory Offset – Increase account, Inventory Offset – Decrease account) dùng trong điều chỉnh giảm/tăng giá trị hàng hóa.
In báo cáo sau khi đã thực hiện điều chỉnh xong
