Tổng quan quy trình mua hàng trong SAP B1

Quy trình mua hàng không chỉ gói gọn trong khâu đặt hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Nói đúng hơn, đó là một quy trình đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu ổn định cho công ty bạn. Là một ứng dụng quản trị doanh nghiệp được tích hợp đầy đủ, SAP B1 giúp bạn thực hiện quy trình mua hàng, bắt đầu từ công đoạn đặt hàng xuyên suốt cho đến hết quy trình. Ở mỗi thao tác trong quy trình của bạn, SAP B1 lưu lại thông tin quan trọng, cần thiết, nhờ đó bạn có thể theo dõi được những biến động về hàng tồn kho, cũng như có được bức tranh tài chính cập nhật liên tục.

SAP Business One cho phép bạn quản lý toàn bộ quy trình mua hàng, từ khâu đặt hàng đến khâu ghi nhận hóa đơn phải trả. Bên cạnh đó, bạn còn có thể tạo nhiều loại báo cáo phục vụ mục đích phân tích, chẳng hạn như: Báo cáo phân tích mua hàng theo khối lượng, Báo cáo thông tin giá cả, Báo cáo Theo dõi công nợ nhà cung cấp, …

Tổng quan quy trình mua hàng trong SAP B1

Bạn có thể bắt đầu quy trình mua hàng trong SAP B1 bằng một Đề nghị mua hàng với chứng từ là Purchase Request.Khi Đề nghị mua hàng được thông qua (được duyệt), bạn có thể copy nó thành một bảng báo giá (Purchase Quotation) nếu doanh nghiệp bạn cần thông tin giá cả từ nhà cung cấp trước khi mua hàng.Một khi nhận được bảng báo giá từ nhà cung cấp, bạn có thể so sánh và chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất mà bạn muốn đặt mua hàng. Lúc này, bạn tạo Purchase Order như một bản cam kết mua hàng gửi cho nhà cung cấp.

Bước tiếp theo trong quy trình là nhập kho hàng hóa bằng chứng từ Goods Receipt PO.

Sau đó tạo A/P Invoice từ Goods Receipt PO. A/P Invoice là chứng từ bắt buộc duy nhất trong toàn bộ quy trình mua hàng. Bạn có thể tạo A/P Invoice mà không cần tạo Goods Receipt PO hay Purchase Order trước đó.

Bước cuối cùng để kết thúc quy trình là thanh toán cho nhà cung cấp bằng cách tạo chứng từ Outgoing Payments.

Chứng từ sử dụng trong quy trình mua hàng

Purchase Request

Purchase Request hay còn gọi là Đề nghị mua hàng, là chứng từ do nhân viên trong công ty tạo và gửi về cho bộ phận mua hàng để thông báo nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa, … của bộ phận mình. Sử dụng Purchase Request cũng là một cách để doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Tại sao lại như vậy?

• Tiết kiệm thời gian: Purchase Request giảm đáng kể thời gian bộ phận mua hàng phải bỏ ra để tập hợp danh sách vật liệu, hàng hóa cần mua; sau đó liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng, đó là chưa kể thời gian so sánh giá cả hàng hóa từ các bảng báo giá nhà cung cấp gửi về doanh nghiệp.. Với SAP B1, khi bạn tạo Purchase Request, bạn vừa có thể quản lý nhu cầu nguyên vật liệu trong công ty, vừa giảm thiểu thao tác cho bộ phận mua hàng bằng việc đơn giản copy Purchase Request thành đơn đặt hàng (Purchase Order).
• Tiết kiệm chi phí: Bên cạnh đó, việc tạo Purchase Request cũng giúp doanh nghiệp bạn giảm chi phí liên quan đến nghiệp vụ trả hàng. Khi một Purchase Request được duyệt, thì không có lý do gì bạn gặp phải trường hợp trả lại hàng cho nhà cung cấp do trong kho vẫn còn hàng, hoặc lý do nhầm lẫn loại hàng hóa trong lúc đặt hàng, …

Ngoài ra, Purchase Request còn giúp doanh nghiệp bạn ước tính chi phí mua hàng sẽ phát sinh trong tương lai, từ đó bạn có thể hoạch định ngân sách hợp lý.

Sau khi tạo Purchase Request, bạn có thể copy thành bảng báo giá (Purchase Quotation), hoặc đơn đặt hàng (Purchase Order) nhanh chóng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Mọi thông tin trên Purchase Request đều được copy và giữ nguyên vẹn.

Purchase Quotation

Purchase Quotation hay còn gọi là Bảng báo giá, là chứng từ trong đó doanh nghiệp bạn yêu cầu thông tin giá cả, thông tin giao hàng, … từ nhà cung cấp trước khi chính thức đặt mua hàng từ họ. Sử dụng Bảng báo giá giúp bạn tiết kiệm chi phí vì bạn có thể lựa chọn mua giá thích hợp nhất từ nhiều nhà cung cấp. Đồng thời, Bảng báo giá cũng giúp bạn quản lý việc giao hàng đúng ngày, giờ mà bạn yêu cầu.Thông thường, bạn có thể đặt mua một mặt hàng từ nhiều nhà cung cấp. Vậy đâu sẽ là nhà cung cấp thích hợp với công ty bạn nhất? Và làm cách nào để bạn có thể dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp cho bạn? SAP B1 hỗ trợ bạn tính năng Purchase Quotation Generation Wizard. Với tính năng này, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều Bảng báo giá cho nhiều item và nhiều nhà cung cấp chỉ trong một thao tác đơn giản. Sau đó, khi nhận được thông tin từ các nhà cung cấp, bạn có thể cập nhật thông tin cho từng Bảng báo giá. SAP B1 còn cung cấp cho bạn một báo cáo liên quan để bạn có thể so sánh thông tin giữa các nhà cung cấp, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.Việc cuối cùng bạn cần làm là copy Bảng báo giá bạn đã chọn thành Purchase Order để bắt đầu quy trình mua hàng.

Purchase Order

Bạn sử dụng Purchase Order như một thông báo chính thức với nhà cung cấp rằng bạn sẽ mua hàng từ họ.Thông tin lưu trong Purchase Order được sử dụng như thế nào? Thông thường, khi hàng hóa được nhập kho, Purchase Order sẽ được đối chiếu với Packing Slip và hóa đơn nhà cung cấp trước khi bạn thanh toán hóa đơn đó. Với SAP B1, quy trình trên hoàn toàn tự động: Purchase Order có thể được link với Goods Receipt PO (tương đương Packing Slip), sau đó tiếp tục link với hóa đơn phải trả. Việc tự động hóa như vậy giúp thông tin được duy trì liên tục xuyên suốt quy trình mua hàng, bạn sẽ không bao giờ phải nhập cùng một thông tin đến hai lần.Khi bạn tạo một Purchase Order trong SAP B1, sẽ không có một biến động kho cũng như nghiệp vụ kế toán nào phát sinh. Tuy nhiên, số lượng bạn chỉ ra trên Purchase Order được hệ thống liệt kê vào một số báo cáo hàng tồn kho nhằm mục đích quản trị. Hiển nhiên, việc có được thông tin cập nhật liên tục như vậy đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp bạn.

Goods Receipt PO

Bạn tạo Goods Receipt PO khi nhận được hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp để ghi tăng số lượng cũng như cập nhật giá trị hàng tồn kho.Trong SAP B1, bạn có thể tạo Goods Receipt PO trực tiếp mà không cần tạo Purchase Order (PO) trước đó. Nếu bạn copy Goods Receipt PO từ một PO, bạn có thể lựa chọn copy toàn bộ hoặc một phần thông tin từ PO đó bằng tính năng Draw Document Wizard. Thậm chí khi bạn copy toàn bộ thông tin từ PO, bạn vẫn có thể xóa, thay đổi để phù hợp với yêu cầu trước khi lưu chứng từ.Bạn nên lưu ý rằng cần kiểm tra cẩn thận thông tin bạn tạo trên Goods Receipt PO với chứng từ nhà cung cấp gửi cho bạn. Nếu phát hiện bất cứ sai sót, chênh lệch nào, bạn cần thông báo với bên bán và xử lý kịp thời trước khi bạn lưu Goods Receipt PO, vì không giống như Purchase Order, bạn không thể chỉnh sửa Goods Receipt PO sau khi lưu. Cách xử lý duy nhất của bạn lúc đó là hủy chứng từ và thực hiện lại.

A/P Invoice

Trong SAP B1, bạn tạo một A/P Invoice khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Chứng từ này không chỉ dùng để ghi nhận công nợ phải trả, mà còn là bằng chứng bạn cần khi thanh toán cho nhà cung cấp.Bạn có thể tạo trực tiếp một A/P Invoice hoặc copy từ một PO, hoặc một Goods Receipt PO.Nếu bạn đang copy A/P Invoice từ những chứng từ khác, bạn có thể copy toàn bộ chứng từ, hoặc dùng Draw Document Wizard để copy những thông tin bạn cần.A/P Invoice sau khi được lưu sẽ tạo một bút toán ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp. Bạn không thể xóa hoặc sửa một A/P Invoice sau khi lưu, cách duy nhất bạn có thể dùng là hủy chứng từ hoặc tạo A/P Credit Memo để clear công nợ, sau đó thực hiện lại.

Goods Return

Đôi khi, bạn muốn hoàn trả lại hàng cho nhà cung cấp vì hàng hóa được giao không đủ tiêu chuẩn hoặc không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp bạn.Hoặc thậm chí khi nhà cung cấp giao hàng cho bạn theo đúng yêu cầu, nhưng bạn vẫn cần trả lại hàng vì lý do hư hỏng trong quá trình vận chuyển.SAP B1 cung cấp cho bạn một công cụ để thực hiện nghiệp vụ hoàn trả lại hàng kém chất lượng, hư hỏng cho nhà cung cấp sau khi đã nhập hàng về kho.Goods Return là chứng từ bạn dùng khi muốn xuất hàng trả cho nhà cung cấp, nhưng lưu ý rằng bạn chỉ sử dụng chứng từ này khi chưa ghi nhận hóa đơn (A/P Invoice).

A/P Credit Memo

Không phải lúc nào lỗi cũng xảy ra khi bạn chưa nhận hóa đơn từ nhà cung cấp. Trong trường hợp bạn đã ghi nhận hóa đơn, bạn không thể sử dụng Goods Return để trả hàng. Khi đó bạn phải dùng A/P Credit Memo, chứng từ này vừa xuất hàng ra khỏi kho để trả cho nhà cung cấp, vừa ghi giảm công nợ phải trả.Bạn có thể tạo A/P Credit Memo từ một A/P Invoice, khi đó hệ thống sẽ sử dụng cùng tài khoản mà bạn đã ghi nhận trên A/P Invoice với bút toán đảo.Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một A/P Credit Memo mà không ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn kho, chẳng hạn như trường hợp nhà cung cấp muốn cho bạn một khoản chiết khấu hoặc một khoản giảm giá. Trong những trường hợp như vậy, bạn chọn tính năng “Without Qty Posting” của SAP B1, cho phép bạn tạo một A/P Credit Memo chỉ ảnh hưởng đến giá.

A/P Down Payment Invoice

Trong một số trường hợp, bên bán thường yêu cầu bên mua ứng trước một số tiền trên tổng trị giá đơn hàng trước khi giao hàng, để đảm bảo rằng bên mua sẽ giao dịch đúng như hợp đồng.

Với SAP B1, bạn có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ đó bằng cách tạo chứng từ A/P Down Payment Invoice.

Chứng từ này sau khi tạo không ghi nhận sự biến động hàng tồn kho, mà chỉ tạo bút toán ghi nhận khoản phải trả cho nhà cung cấp. Sau khi thanh toán khoản ứng trước này, bạn có thể thực hiện quy trình mua hàng trên SAP B1 như bình thường, ở bước tạo hóa đơn, bạn chỉ cần chọn chứng từ Down Payment tương ứng, hệ thống sẽ trừ khoản ứng trước ra khỏi tổng trị giá hóa đơn.

Bạn cụng có thể tạo A/P Down Payment Invoice dựa vào PO hoặc Goods Receipt PO như thao tác tạo hóa đơn thông thường.

A/P Reserve Invoice

A/P Reserve Invoice cho phép bạn tạo hóa đơn phải trả mà không ảnh hưởng đến số lượng cũng như giá trị hàng tồn kho.Bạn có thể sử dụng chứng từ này trong trường hợp:

• Nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp trước khi nhận được hàng hóa;
• Nhận được khoản giảm giá hoặc tăng giá (giá mua) từ nhà cung cấp trong một số trường hợp như: số lượng hoặc trị giá hàng mua của bạn đạt mức được áp dụng chiết khấu, hoặc nhà cung cấp xuất hóa đơn điều chỉnh giá mua vì đã ghi nhận sai trong những hóa đơn trước, …
• Bạn cũng có thể dùng A/P Reserve Invoice để ghi nhận hàng khuyến mãi từ nhà cung cấp với đơn giá mua = 0.

*** Lưu ý: A/P Reserve Invoice không áp dụng cho item loại service.