Sales Process là một quy trình cơ bản nhưng không kém phần quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp, từ doanh nghiệp sản xuất đến doanh nghiệp thương mại.
Quy trình Sales bắt đầu từ việc thương lượng giữa doanh nghiệp với khách hàng, thực hiện cam kết mua bán, đến giao hàng, lập hóa đơn, và cuối cùng là nhận thanh toán hóa đơn từ khách hàng.
Mỗi bước trong quy trình Sales đều tạo một chứng từ tương ứng.
- Thương lượng giá cả: Sales Quotation;
- Khi khách hàng chấp thuận mua hàng với mức giá doanh nghiệp đưa ra, doanh nghiệp tiến hành lập đơn đặt hàng: Sales Order;
- Giao hàng cho khách hàng: Delivery;
- Lập hóa đơn ghi nhận doanh thu và công nợ khách hàng: A/R Invoice;
- Nhận tiền thanh toán hóa đơn từ khách hàng: Incoming Payment.
Đối với SAP B1, bạn chỉ cần tạo một loại chứng từ đầu tiên, sau đó bạn có thể sao chép thông tin sang những chứng từ tiếp theo còn lại. Ví dụ: bạn có thể tạo Sales Order từ Sales Quotation, tạo Delivery từ Sales Order, tạo A/R Invoice từ Delivery. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, bạn có thể thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình, cũng có thể chọn thực hiện một số bước cần thiết. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, A/R Invoice là chứng từ bắt buộc không thể bỏ qua.
Một số khái niệm thường dùng
Sales Order là cam kết giữa doanh nghiệp bạn và khách hàng về việc mua bán số lượng hàng hóa/dịch vụ nhất định với một mức giá nhất định.
Delivery là chứng từ thông báo hàng hóa đã được xuất ra khỏi kho để giao cho khách hàng.
A/R Invoice là chứng từ vừa ghi nhận doanh thu bán hàng/cung cấp dịch vụ của công ty bạn, vừa là bằng chứng cho việc nhận thanh toán từ khách hàng sau này.
Incoming Payment là chứng từ ghi nhận việc thanh toán của khách hàng cho doanh nghiệp bạn.
Mỗi chứng từ thuộc quy trình Sales đều gắn liền với một đối tác kinh doanh (Business Partner) của doanh nghiệp bạn. Business Partner ở đây có thể là lead, hoặc có thể là customer.
Lead được định nghĩa như một khách hàng tiềm năng mà bạn chưa xác định chắc chắn sẽ giao dịch với công ty bạn. Bạn có thể tạo bảng báo giá, đơn đặt hàng, thiết lập một số hoạt động đối với Lead (phone call, event, meeting, …). Tuy nhiên, bạn không thể giao hàng và xuất hóa đơn cho đối tượng này.
Việc định nghĩa Lead giúp doanh nghiệp bạn thực hiện một số hoạt động cần thiết trước khi họ chính thức ký kết, giao dịch và trở thành Customer. Đồng thời, bạn cũng có thể hạn chế sai sót trong trường hợp nhân viên của bạn không biết rằng đây chưa phải là khách hàng chính thức và có khả năng sẽ giao hàng hoặc xuất hóa đơn cho họ.
Một khi bạn đã sử dụng lead vào quy trình sales, bạn không thể xóa thông tin về lead, bất kể giao dịch có được thực hiện hay không.
Item có thể là hàng hóa, cũng có thể là dịch vụ. Để thực hiện được quy trình Sales, bạn cần thiết lập thông tin item trước. Bạn cũng có thể thiết lập item dịch vụ như một item hàng hóa. Trong trường hợp đó, thông tin về các item dịch vụ cũng được lưu trong Item Master Data và được lưu kho như một item hàng hóa. Hoặc nếu bạn không cần theo dõi item dịch vụ, bạn có thể chọn loại item trong quá trình thao tác quy trình Sales.
Price list
Khi bạn chọn item trong lúc thực hiện quy trình Sales, đơn giá bán của item sẽ được tự động cập nhật? Tại sao lại như vậy và làm cách nào để thiết lập được điều đó?
SAP B1 cung cấp cho bạn tính năng Pricing để thiết lập giá bán cũng như chiết khấu mặc định cho item. Trong tính năng này, bạn được thiết lập 10 price list mặc định. Dĩ nhiên, bạn không cần phải dùng tất cả 10 price list. Hệ thống hỗ trợ bạn 10 price list để bạn dễ dàng hơn trong việc thiết lập giá bán cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
Bạn thiết lập price list cho từng khách hàng thông qua payment term. Theo đó, khi bạn thực hiện quy trình Sales, giá bán của các item sẽ tự động được cập nhật theo thông tin bạn đã thiết lập cho khách hàng. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi giá bán nếu cần.
Sales Order
Sales Order không chỉ được sử dụng duy nhất cho quy trình Sales, nó còn được dùng để lên kế hoạch sản xuất, tạo đơn mua hàng gửi nhà cung cấp, và lên kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.
Với SAP B1, bạn có thể dễ dàng chuyển một đơn hàng bán (sales order) thành đơn hàng mua (purchase order) gửi nhà cung cấp.
Bạn cũng có thể thay đổi, chỉnh sửa thông tin trên sales order sau khi đã lưu (ví như số lượng, giá bán, chiết khấu, …), miễn là order đó vẫn trong trạng thái open và tùy thuộc vào một số thiết lập của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể tạo sales order từ một hoặc nhiều bảng báo giá (sales quotation).
Tạo sales order không làm cho số lượng hàng trong kho thực tế của bạn giảm đi, nhưng nó ghi nhận số lượng khách hàng đặt hàng và làm giảm số lượng hàng để dành trong kho của bạn.
(Tham khảo Cách tạo Sales Order trong SAP B1)
Delivery
Delivery là chứng từ tương đương phiếu xuất kho. Trong SAP B1, bạn có thể tạo Delivery bằng cách copy từ một hoặc nhiều sales order hoặc sales quotation. Trường hợp copy từ nhiều sales order hoặc sales quotation, điều kiện bắt buộc là các sales order hoặc sales quotation đó phải cùng một khách hàng.
Ghi nhận delivery sẽ làm giảm hàng trong kho thực tế của bạn, và hệ thống sẽ cập nhật bút toán giá vốn tương ứng với số lượng hàng đã xuất.
(Tham khảo Cách tạo Delivery trong SAP B1)
A/R Invoice
A/R Invoice là chứng từ bắt buộc duy nhất trong quy trình Sales. Ở một số doanh nghiệp nhỏ, đây thực sự là một chứng từ hiệu quả khi nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhân lực bằng việc gói gọn toàn bộ quy trình Sales vào một bước duy nhất: tạo A/R Invoice. Trong trường hợp này, một A/R Invoice vừa đại diện cho một Sales Order, vừa thực hiện công việc xuất hàng hóa ra khỏi kho của Delivery, vừa là chứng từ ghi nhận bút toán giá vốn và doanh thu cho nghiệp vụ bán hàng.
(Tham khảo Cách tạo A/R Invoice trong SAP B1)
Journal Entry Preview
Một khi đã tạo nghiệp vụ, bạn không thể xóa hoặc thay đổi thông tin nghiệp vụ, bạn chỉ có thể tạo các bút toán điều chỉnh hoặc ghi đảo nghiệp vụ.
Journal Entry Preview cho phép bạn kiểm tra định khoản của các nghiệp vụ trước khi chính thức lưu nghiệp vụ vào sổ. Tính năng này có thể được sử dụng cho tất cả các nghiệp vụ có post bút toán lên số chứ không riêng gì A/R Invoice.
Incoming Payment
Incoming Payment là bước cuối cùng cần thực hiện trong quy trình Sales, mặc dù thao tác này thuộc phân hệ Banking. Incoming Payment ghi nhận khoản thanh toán mà doanh nghiệp nhận từ khách hàng, đồng thời giảm trừ công nợ phải thu khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán thông qua chuyển khoản, séc, thẻ tín dụng, hoặc ở một số nơi bằng hối phiếu. Tùy thuộc vào phương thức thanh toán, tài khoản thích hợp sẽ được ghi nhận trong hệ thống dựa theo thiết lập của bạn.
Bạn muốn quản lý chặt chẽ hoạt động bán hàng? Bạn muốn nâng cao chất lượng phục vụ với khách hàng? Hay bạn muốn đáp ứng tối đa nhất có thể các yêu cầu của khách hàng?
Để đáp ứng được các yêu cầu trên, bạn cần thiết lập một loạt các hoạt động pre-sales nhằm quản lý, theo dõi tiến độ giao dịch giữa bạn với khách hàng. SAP B1 hỗ trợ bạn công cụ quản lý các hoạt động pre-sales: Activity, Sales Opportunity, Sales Quotation.
Activity
Activity cho phép bạn thiết lập và quản lý các hoạt động như: phone call, meeting, task, note, … với khách hàng. Theo đó, mọi hoạt động doanh nghiệp bạn thực hiện với khách hàng đều được ghi nhận lại, thậm chí các email bạn đã gửi.
Activity vừa dùng để quản lý giao dịch với khách hàng, vừa dùng trong nội bộ doanh nghiệp để quản lý task của nhân viên.
Activity không chỉ ghi nhận lại những hoạt động đã xảy ra, mà còn giúp bạn lên kế hoạch cho những hoạt động sắp tới. Ví dụ: bạn có thể ghi nhận lại một cuộc họp và thiết lập nhắc nhở nếu như cuộc họp đó diễn ra hàng tuần trong tương lai.
Với SAP B1, bạn có thể tạo Activity và liên kết với các chứng từ liên quan, hoặc có thể đính kèm file nếu cần.
Calendar
Một cách đơn giản và dễ dàng để bạn tạo Activity trong SAP B1 là sử dụng tính năng Calendar. Tính năng này cho phép bạn kiểm tra, thiết lập, và cập nhật các hoạt động theo ngày hoặc theo user.
Bạn vẫn có thể tạo Activity từ các phân hệ khác và sau đó xem lại thông qua tính năng Calendar.
Sales Opportunity
Sales Opportunity cũng là một trong những công cụ giúp bạn quản lý hoạt động bán hàng. Ví dụ: khi khách hàng yêu cầu thông tin về những sản phẩm mà doanh nghiệp bạn đang bán, bạn có thể ngay lập tức trả lời khách hàng bằng cách tạo một sales opportunity và gửi cho họ. Ngoài ra, bạn còn có thể dùng tính năng này để theo dõi hoạt động bán hàng trong tương lai của doanh nghiệp.
Opportunity được chia thành nhiều giai đoạn ứng với từng bước trong quy trình Sales. Ta có thể xét một ví dụ để làm rõ hơn vấn đề này. Ví dụ, công ty bạn thiết lập quy trình Sales thông qua 5 bước:
- Liên hệ với khách hàng tiềm năng;
- Sắp xếp cuộc họp đầu tiên với khách hàng;
- Sắp xếp các cuộc họp tiếp theo;
- Thương lượng giá cả;
- Ký kết hợp đồng.
Bạn có thể dự đoán chi phí phát sinh cho từng giai đoạn, hệ thống sẽ ước tính khả năng thành công của sales opportunity dựa vào tỷ lệ bạn đã thiết lập trước đó.
Sales Opportunity cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể về cơ hội bán hàng không chỉ đối với từng nhân viên kinh doanh, mà còn đối với toàn doanh nghiệp.
Bảng báo giá không phải là một chứng từ bắt buộc, nhưng hầu hết khách hàng đều muốn nắm thông tin giá cả hàng hóa trước khi quyết định có giao dịch với công ty bạn hay không.Trong SAP B1, bạn có thể tạo một bảng báo giá từ sales opportunity, từ activity, hoặc tạo trực tiếp không thông qua bước nào trước đó. Một field được dùng để phân biệt giữa bảng báo giá và đơn đặt hàng là ‘Valid until Date’. Ngày được thiết lập ở field này cho bạn biết việc thương lượng giá cả giữa bạn và khách hàng diễn ra trong bao lâu. Khi khách hàng chấp thuận mức giá bạn đưa ra, bạn có thể copy bảng báo giá thành đơn đặt hàng để bắt đầu quy trình Sales.
(Tham khảo Cách tạo Sales Quotation trong SAP B1)
Item Availability Check là tính năng cho phép bạn kiểm tra liệu doanh nghiệp bạn còn đủ hàng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay không.‘Available Quantity’ không phải là lượng hàng thực tế có trong kho của bạn, đó là lượng hàng bạn có thể phân bổ cho các đơn hàng mà khách hàng yêu cầu, được tính theo công thức sau:Available Quantity = In Stock – Committed + Ordered
In stock. Lượng hàng thực tế có trong kho của bạn.
Committed. Lượng hàng khách hàng đặt mua, hoặc lượng hàng sẽ được chuyển sang kho khác.
Ordered. Lượng hàng doanh nghiệp bạn đặt mua nhưng chưa nhận về kho, hoặc lượng hàng đang được sản xuất nhưng chưa nhập kho, hoặc lượng hàng từ kho khác chuyển đến.
Hệ thống sẽ cập nhật thông tin kho mỗi khi có bất cứ hoạt động nào xảy ra trong doanh nghiệp bạn, và sẽ cung cấp cho bạn bức tranh thực tế nhất tại bất cứ thời điểm nào.
Document Generation Wizard là một công cụ của SAP B1 cho phép bạn tạo một chứng từ từ nhiều nghiệp vụ, tùy thuộc vào điều kiện bạn chọn. Ví dụ: bạn có thể tạo một hóa đơn từ tất cả các delivery của một khách hàng trong một ngày hoặc một tuần.Phương pháp này đơn giản mà hiệu quả trong việc tổng hợp dữ liệu để xuất chứng từ một lần. Đôi lúc, cả bạn và khách hàng đều muốn thực hiện như vậy hơn là xuất chứng từ cho mỗi lần giao dịch.
Xuyên suốt hoạt động bán hàng, việc giao nhầm hàng, giao thừa/thiếu hàng, rơi vỡ, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, … là những sai sót xảy ra ngoài ý muốn. Tuy nhiên, bạn vẫn phải có cách xử lý thích hợp trong từng trường hợp để thỏa mãn cả bạn lẫn khách hàng. SAP B1 sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý linh hoạt trong từng trường hợp nêu trên.
Trong trường hợp hàng hóa bạn giao bị hư hỏng hoặc kém chất lượng, khách hàng sẽ hoàn trả hàng lại cho doanh nghiệp bạn. Bạn cần nhập hàng về lại kho, đồng thời ghi nhận bút toán tăng giá trị hàng tồn kho và giảm giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi hoặc xóa delivery hay invoice đã tạo trước đó, Return Document cho phép bạn nhập một phần hoặc toàn bộ hàng hóa bị khách hàng trả về.Lưu ý: Bạn chỉ có thể tạo Return Document khi chưa tạo A/R Invoice. Một khi bạn đã tạo A/R Invoice cho Delivery, bạn phải dùng chứng từ khác để ghi nhận nghiệp vụ trả hàng.
Trong một số trường hợp, sau khi hoàn trả hàng bị hư hỏng, khách hàng vẫn muốn doanh nghiệp bạn giao hàng thay thế. Khi đó, SAP B1 hỗ trợ bạn thao tác ‘Redelivery’ để bạn có thể giao hàng thay thế cho khách hàng sau khi đã nhập kho hàng trả về.Bạn có thể tạo Redelivery từ sales order có hàng bị trả về. Để thực hiện được thao tác đó, trước tiên bạn cần reopen sales order đó (bạn sẽ thực hiện thao tác này trong lúc tạo Return Document). Số lượng hàng open sẽ được cập nhật bằng đúng số lượng hàng bị trả về. Sau khi bạn giao hàng thay thế cho khách hàng, số lượng hàng open sẽ giảm và sales order sẽ quay trở lại trạng thái closed.
Không phải lỗi lúc nào cũng đến từ bên cung cấp, trong nhiều trường hợp có thể do khách hàng nhầm lẫn trong quá trình đặt mua hàng, và họ chỉ phát hiện ra sau khi nhận được hàng từ công ty bạn. Khi đó, bạn vẫn phải thực hiện nghiệp vụ đổi hàng theo yêu cầu của khách hàng.SAP B1 cho phép bạn tạo nghiệp vụ âm để đáp ứng nhu cầu trên. Bạn có thể nhận lại hàng cũ và giao hàng thay thế trên cùng một chứng từ. Với cách này, bạn không cần phải tạo nhiều chứng từ riêng biệt ghi nhận giao dịch đổi hàng. Các chứng từ bạn có thể dùng để tạo nghiệp vụ âm: A/R Invoice, A/R credit memo, Delivery và Return.Để làm rõ hơn nghiệp vụ này, ta xét ví dụ sau:
Khách hàng đặt mua 5 cục pin laptop loại A. Bạn đã tạo nghiệp vụ trong phần mềm và xuất các chứng từ tương ứng giao cho khách hàng, ví dụ như Delivery.
Sau đó khách hàng nhận ra họ đặt mua nhầm loại pin và muốn đổi lại loại B.
Lúc này bạn tạo Delivery mới ghi âm 5 cục pin loại A, đồng thời ghi dương 5 cục pin loại B.
Nghiệp vụ này sẽ nhập kho 5 cục pin loại A, và xuất kho 5 cục pin loại B.
Nếu Return Document cho phép bạn xử lý lỗi phát sinh sau khi giao hàng, thì A/R Invoice Credit Memo hỗ trợ bạn xử lý lỗi phát sinh sau khi tạo hóa đơn (A/R Invoice).A/R Credit Memo không chỉ hỗ trợ bạn trong nghiệp vụ trả hàng mà còn cho phép bạn xử lý các trường hợp giảm giá bán cho khách hàng (không ảnh hưởng đến hàng tồn kho), sau khi bạn đã xuất A/R Invoice.A/R Credit Memo sẽ tạo bút toán đảo cho nghiệp vụ gốc, giảm doanh thu và giảm công nợ khách hàng; đồng thời giảm giá vốn và tăng giá trị hàng tồn kho nếu bạn có nhập hàng về kho.
Bạn có thể tạo một A/R Credit Memo bằng cách tham chiếu đến hóa đơn gốc; hoặc bạn cũng có thể tạo A/R Credit Memo không tham chiếu hóa đơn cụ thể nào, trong trường hợp nghiệp vụ liên quan đến nhiều hóa đơn hoặc hóa đơn gốc đã được thanh toán.
Trong một số trường hợp, bạn muốn hủy hóa đơn hơn việc tạo A/R Credit Memo.SAP B1 hỗ trợ bạn tính năng tạo chứng từ hủy cho chứng từ gốc. Khi nghiệp vụ hủy được thực hiện, cả chứng từ gốc và chứng từ hủy sẽ tự động chuyển sang trạng thái closed và tham chiếu với nhau. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thao tác thực hiện, vì mọi nghiệp vụ đều được ghi đảo lại chỉ trong một bước.Sau khi bạn tạo nghiệp vụ hủy, Delivery gốc sẽ được re-open và được sử dụng lại một lần nữa.