Quản lý hạn mức tín dụng của khách hàng trong SAP B1
Quản lý hạn mức tín dụng của khách hàng là một trong những quy trình quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bạn muốn tối đa hóa doanh thu, nhưng lại không muốn dư nợ của khách hàng vượt quá mức kiểm soát? Khi đó, thiết lập cho khách hàng của bạn một hạn mức tín dụng là một lựa chọn thích hợp giúp bạn có thể quản lý doanh thu cũng như công nợ phải thu.
Với SAP B1, bạn có thể dễ dàng thiết lập và quản lý hạn mức tín dụng cho khách hàng của mình.
Thiết lập
Trước khi định nghĩa hạn mức tín dụng cho khách hàng, bạn cần thiết lập một số điều kiện để quản lý.
Bạn vào menu Administration -> System Initialization -> General Settings -> BP.
Bạn chọn loại hạn mức tín dụng hệ thống sẽ căn cứ vào để tính xem khách hàng đã vượt quá hạn mức hay chưa.
Credit Limit. Hệ thống sẽ báo lỗi trong quá trình tạo chứng từ nếu [số dư hiện tại của KH] + [trị giá của chứng từ] > credit limit.
Commitment Limit. Hệ thống sẽ báo lỗi trong quá trình tạo chứng từ nếu [số dư hiện tại của KH] + [trị giá của séc chưa chuyển đổi] + [trị giá của chứng từ] > commitment limit.
Consider Deliveries Balance. Chọn nếu muốn hệ thống xét đến trị giá của những Delivery còn open khi kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng.
Sau cùng, bạn chọn loại chứng từ bạn muốn kiểm soát. Nếu khách hàng vượt quá hạn mức tín dụng doanh nghiệp bạn cho phép, hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi khi bạn tạo loại chứng từ đó.
*** Tips. Bạn nên chọn từ loại chừng từ thấp nhất đến cao nhất, nghĩa là chọn cả 3 loại Sales Order, Delivery, và A/R Invoice. Giả sử bạn chỉ chọn Sales Order, hệ thống chỉ thông báo lỗi nếu bạn có tạo Sales Order cho quy trình bán hàng. Trong trường hợp bạn bắt đầu quy trình bằng Delivery hoặc A/R Invoice, hệ thống sẽ không hiện thông báo lỗi dù cho khách hàng có vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.
Định nghĩa hạn mức tín dụng cho khách hàng
Hạn mức tín dụng được cập nhật mặc định từ Payment Term.
(Administration -> Setup -> Business Partners -> Payment Terms)
Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cho từng khách hàng trong Business Partner Master Data.
Quản lý hạn mức tín dụng
Chúng ta cùng xét kịch bản:
- Khách hàng C20000 được thiết lập hạn mức 100,000 USD.
- Dư nợ hiện tại của khách hàng (Account Balance) là 97,188.75 USD.
Khi bạn tạo Sales Order cho khách hàng C20000 với trị giá 3,180 USD -> tổng dư nợ của khách hàng lúc này = 97,188.75 + 3,180 = 100,368.75 USD > hạn mức tín dụng 100,000 USD.
Hệ thống sẽ hiện thông báo như hình dưới rằng khách hàng này đã vượt quá hạn mức tín dụng 368.75 USD.
Bạn có thể kiểm tra dư nợ hiện tại và hạn mức tín dụng của những khách hàng đã vượt quá hạn mức cho phép bằng báo cáo Customers Credit Limit Deviation (Business Partners -> Business Partner Reports -> Customers Credit Limit Deviation).
Account Balance = Số dư nợ hiện tại của khách hàng
Credit Limit = Hạn mức tín dụng xét cho từng khách hàng trong BP Master Data
Deviation = Credit Limit – Account Balance
Tuy nhiên, với thiết lập như trên, hệ thống chỉ cảnh báo chứ không ngăn chặn bạn tạo chứng từ. Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập để khi khách hàng vượt hạn mức tín dụng, hệ thống sẽ không cho phép bạn tạo chứng từ.Bạn vào menu Administration -> System Initialization -> Authorizations -> General Authorizations, chọn user và vào phân hệ Sales – A/R.
Chọn No Authorization cho tính năng Confirm Credit Line Deviation.
Khi user Bill tạo Sales Order cho khách hàng C20000 và vượt quá hạn mức tín dụng, hệ thống hiện thông báo như hình dưới.
Nếu user Bill chọn Yes để tiếp tục, hệ thống sẽ nhắc nhở rằng user không có quyền thực hiện thao tác này.
Như vậy, kết hợp giữa thiết lập Credit Limit trong General Settings và Authorization, bạn có thể ngăn chặn user tạo chứng từ cho những khách hàng nào vượt quá hạn mức mà doanh nghiệp cho phép.
