Thiết lập thông tin tại phân hệ tài chính trong SAP B1

Một số điều cần lưu ý, khi tạo kỳ như sau:

• Bắt đầu của năm tài chính luôn là ngày 1
• Các Posting period không được lặp (Ngày không được trùng, chồng chéo)
• Hệ thống xác định xem nghiệp vụ phát sinh thuộc period nào thông qua transaction’s posting date
• Khi bạn đã tạo Posting period , bạn không thể xóa khỏi hệ thống tuy nhiên bạn có thể thay đổi ngày (phạm vi ngày hay khoảng thời gian) của posting period

Quy trình thực hiện

Mở chương trình Posting Periods: Administration --> System Initialization --> Posting Periods
Tại đây người dùng có thể tạo mới hoặc modify Posting Period

• Nếu hệ thống tài khoản của công ty có sử dụng Segments , thì bước kế tiếp chúng ta cần phải tạo Segments cho tài khoản.
• SAP B1 mặc định 4 account segments, hệ thống cho phép thêm đến 10 segments.
• Khi G/L Account được tạo thì người dùng không thi thêm segment, hoặc chỉnh sửa các thông tin liên quan đến segment. (Không thể thay đối độ dài, loại segment và chỉ có thể thay đổi được tên segment)

Quy trình thực hiện

Để tạo Segment, người dùng truy cập chương trình theo đường dẫn sau: Administration --> Setup à Financials --> Account Segmentation.

Thông thường người dùng nên tạo các active account cùng một level, như vậy sẽ thuận lợi trong gom nhóm khi xuất báo cáo.. Phần lớn DN sử dụng level 1,2,3, là các title account và level 4 là active account.

Màn hình Chart of Accounts có 8 ngăn (Drawer, level 1) , đó là:

• Assets, Liabilities, Equity: Loại tài khoản thuộc nhóm này sẽ hiển thị lên bảng cân đối kế toán (Balance sheet)
• Revenues, Cost of Sales, Expenses, Financing, Other Revenues and Expenses: Loại tài khoản thuộc nhóm này sẽ hiển thị lên báo cáo lãi lỗ ( Profit and Loss)

Những tài khoản có màu xanh dương là title account, xanh lá cây là control account, màu đen là các active account còn lại không phải là control account

Quy trình thực hiện
Để tạo Chart of Accounts, người dùng truy cập chương trình theo đường dẫn Financials --> Chart of Accounts. Cửa sổ Chart of Accounts hiển thị, tại đây người dùng sẽ thiết lập các thông tin tài khoản cần tạo.

• Người dùng nhấn vào biểu tượng Add hoặc nhấn CTR + A để thêm mới tài khoản
• Tiếp theo người dùng khai báo các thông tin liên quan đến tài khoản được tạo:

• Sau khi hoàn thành khai báo cơ bản trên nhấn Add để tạo tài khoản mới.
• Bên cạnh những thông tin cơ bản như trên, người dùng có thể sử dụng Account Details để thiết lập thông tin chi tiết cho tài khoản.
• Nhấn Account Details để hệ thống hiển thị cữa sổ G/L Account Details

Cách 1: Ta có thể chỉnh sửa thông tin trong Chart of Accounts

• Currency: Ở đây chỉ đổi từ 1 đơn vị tiền tệ cụ thể về All Curencies, nhưng từ All Curencies không thể đổi về một đơn vị tiền tệ cụ thể.
• Confidential , Account Type, Control Account, Cash Account, Reval. (Currency), và những thông tin trong G/L Account Detail, External Code

Tại đây người dùng không thể modify level được, để modify level người dùng phải sử dụng Edit Chart of Account.

Cách 2: Chỉnh sửa trong Edit Chart of Account

• Modify: Chỉnh sửa tên của account, level, drawer, Parent Article, Loc. In Drawer
• Xóa tài khoản: Đối với những tài khoản không có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Trong SAP B1 hệ thống sẽ tự động tạo ra nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, mua hàng và các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho (Inventory transactions). Hóa đơn và những chứng từ được tạo, tiếp đến là định khoản nghiệp vụ kế toán tự động dựa theo chứng từ được tạo.

Để tận dụng tối đa sự tự động hóa dựa trên tính năng phần mềm cung cấp, người dùng nên chú ý thiết lập thông tin chính xác trong G/L Account Determination.

Quy trình thực hiện

• Để thiết lập việc hạch toán tự động, người dùng truy cập chương trình theo đường dẫn sau: Administration --> Setup --> Financials --> G/L Account Determination