Thỏa thuận khung (Blanket Agreement), là thỏa thuận dài hạn giữa người mua và nhà cung cấp, hoặc người bán và khách hàng trong việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong một khoảng thời gian trên cơ sở các điều khoản và quy tắc được định trước. Thỏa thuận khung có thể được sử dụng để dự báo doanh thu kỳ vọng, tồn trữ hàng, và lập kế hoạch sử dụng năng lực sản xuất.
Hệ thống SAP Business One hỗ trợ cả hai loại thỏa thuận khung:
- Chung: được sử dụng nhằm theo dõi mức độ hoàn thành để có được phần thưởng đặc biệt vào cuối năm. Ví dụ: việc mua/bán một lượng hàng hóa hoặc đạt được doanh thu định trước.
- Cụ thể: được sử dụng nhằm theo dõi mức độ hoàn thành để có được chiết khấu đặc biệt cho mỗi giao dịch mua/bán cụ thể. Thỏa thuận cũng dùng để lên kế hoạch giao hàng, chẳng hạn, bằng cách khai báo khoảng thời gian giữa các lần giao hàng và số lượng hàng sẽ được giao.
Nếu thỏa thuận với khách hàng/nhà cung cấp còn hiệu lực, SAP Business One tự động liên kết với chứng từ mua/bán với thỏa thuận đó. Bằng cách này, đơn giá trong các giao dịch mua bán được lấy trực tiếp từ đơn giá đã được thỏa thuận với đối tác. Người dùng cũng có thể xóa liên kết và tạo chứng từ độc lập không liên quan đến bất kỳ thỏa thuận nào.
1) Quản lý thỏa thuận khung:
Sales – A/R \ Sales Blanket Agreement
Purchasing – A/P \ Purchase Blanket Agreement
- Thông tin chung:
Agreement no. (Số thỏa thuận)
Agreement method (Phương thức thỏa thuận):
Monetary method: chỉ quản lý thỏa thuận theo giá trị giao dịch
Start date (Ngày bắt đầu)
End date (Ngày kết thúc)
Termination date (Ngày dừng)
Signing date (Ngày ký)
- Thông tin chi tiết:
Agreement type (loại thỏa thuận)
Specific: sử dụng nếu áp dụng chiết khấu đặc biệt cho mỗi giao dịch mua/bán cụ thể. Khi đó giá trên chứng từ mua bán sẽ được lấy trực tiếp từ giá đã được thỏa thuận.
Ignore Prices Specified in Blanket Agreement (Bỏ qua giá được chỉ định ở thỏa thuận)
Settlement Probability % (Phần trăm thanh toán)
Status (Trạng thái)
Approved: đã được duyệt, người dùng có thể tạo các giao dịch mua/bán có liên quan đến thỏa thuận này.
On hold: tạm dừng (người dùng có thể thực hiện chỉnh sửa khi thỏa thuận ở trạng thái này). Người dùng không thể tạo các giao dịch mua/bán có liên quan đến thỏa thuận này.
Terminated: chấm dứt thỏa thuận (mặc dù vẫn chưa đến ngày kết thúc của thỏa thuận). Người dùng không thể tạo các giao dịch mua/bán có liên quan đến thỏa thuận này.
Owner (Người sở hữu)
Renewal (Làm mới thỏa thuận)
Remarks (Ghi chú)
Thẻ Detail
Item no.: Mã hàng hóa
Item description: Tên hàng hóa
Item group: nhóm
Planned Quantity: số lượng kế hoạch
UoM code: Đơn vị tính
Unit price: Đơn giá
Cumulative quantity: số lượng của hàng hóa đã phát sinh trong các giao dịch mua/bán liên quan đến thỏa thuận này.
Cumulative amount: giá trị tương ứng với số lượng hàng hóa đã phát sinh giao dịch có liên quan đến thỏa thuận này.
Open quatity: số lượng còn phải giao dịch để hoàn thành mục tiêu của thỏa thuận ( = Planned quantity – Cumulative quantity)Để khai báo kế hoạch giao hàng/nhận hàng của thỏa thuận, người dùng nhấp double click vào từng dòng hàng hóa. Khi đó cửa sổ chi tiết sẽ hiện ra để khai báo kế hoạch theo tần suất, khoảng thời gian, số lượng,…
Frequency (Tần suất): có thể sử dụng các tùy chọn sau: Daily, Weekly, Monthly, Quarterly, Semi annually, Annually, One time
From … to …: chỉ định khoảng thời gian kế hoạch
Quantity: khai báo số lượng kế hoạch
Consume Forecast: nếu được chọn, hệ thống sẽ trừ số còn phải hoàn thành của chi tiết dòng vào số dự báo khi chạy MRP
Activity: liên kết với một hoạt động giao dịch: trao đổi qua điện thoại, email, gặp gỡ.
Đây là nơi ghi nhận lại toàn bộ chứng từ mua/bán có liên quan đến thỏa thuận.Thẻ Attachments
Đây là nơi quản lý các file đính kèm được khai báo cho thỏa thuận.Thẻ Recurring Transactions
Đây là nơi quản lý các mẫu giao dịch lặp đi lặp lại của thỏa thuận.2) Báo cáo tình trạng thực hiện của thỏa thuận:Sales – A/R \ Sales reports \ Blanket agreement fulfillment report
Purchasing – A/P \ Purchasing reports \ Blanket agreement fulfillment report
Trên cơ sở của thỏa thuận được nhập vào hệ thống SAP Business One và các giao dịch phát sinh mua/bán có liên quan đến thỏa thuận, người dùng có thể xem báo cáo tình hình thực hiện của từng thỏa thuận bằng cách truy xuất báo cáo Blanket Agreement Fulfillment Report. Có thể lọc theo các thông số sau:Agreement method
Agreement no
By Item
By Customer / Vendor
Start date / End date / Termination date
Agreement type
Agreement status
Fulfilled
